個人情報及び特定個人情報の取り扱いについて

個人情報の取扱いについて

 トプコン企業年金基金(以下「当企業年金」という。)は、高度情報通信社会における個人情報保護の重要性を認識し、以下の方針に基づき加入者等の個人情報の保護管理に努めて参ります。

個人情報保護方針

平成17年3月23日制定
平成29年5月30日改定

1.個人情報の取得について
当企業年金は適正かつ公正な手段によって、個人情報を取得いたします。
2.個人情報の利用について
当企業年金は個人情報を取得した際に示した利用目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて利用します。当企業年金は個人情報の取扱いを第三者に委託する場合には、当該第三者につき厳正な調査を行ったうえ、秘密を保持させるために適正な監督を行います。
3.個人情報の管理について
当企業年金は個人情報の正確性を保つよう努めるとともに、個人情報の漏えい、滅失、き損及び改ざんなどを防止するため、不正アクセス、コンピューターウィルス等に対する適正な情報セキュリティ対策を講じこれを安全に管理するよう努めます。
4.個人情報の開示・訂正・利用停止・消去について
当企業年金は加入者等が自己の個人情報について、開示・訂正・利用停止・消去等を求める権利を有していることを確認し、これらの要求がある場合には速やかに対応します。
5.組織・体制
当企業年金は個人情報管理責任者を任命し、個人情報の適正な管理を実施し、日常業務における個人情報の適正な取扱いを徹底します。
6.個人情報保護方針の実施・維持・改善
当企業年金はこの方針を実行するため個人情報保護管理規程を策定し、これを当企業年金の役職員及びその他関係者に周知徹底させ、個人情報保護方針(「個人情報保護管理規程」を含む)を実施、維持し、継続的に改善いたします。

当基金における個人情報保護の取り組みについて

 当基金では、加入者・年金受給待期者及び受給者の個人情報(氏名・生年月日・住所・基礎年金番号・基礎賃金の記録等)を保有し、「掛金の徴収」、「年金・一時金の給付」、「裁定請求書・裁定通知書の送付」、「現況届及び支払通知書の送付」及び「年金相談」等に利用しております。
 個人情報保護法の施行に伴い、第三者に情報を提供する場合は、原則として本人からの同意が必要となりますが、企業年金業務を従来通り円滑に進めるために認められている「利用目的をあらかじめ公表する」ことにより、同意を必要としない措置をとらせていただくことにいたしました。
 なお、本人の求めにより情報提供を停止することができる取り扱いとしています。
 当基金の業務委託先である第一生命保険株式会社及び(株)サンライフ企画は、基金の利用目的の達成に必要な範囲内の委託契約を締結しておりますので、第三者提供には該当しません。

トプコン企業年金基金の個人情報取扱いについて(開示事項)

個人情報取り扱い
事業者の名称
トプコン企業年金基金
個人情報の利用目的 ●掛金の徴収及び管理
●年金及び一時金の給付管理
●現況届及び支払通知書の送付
●源泉徴収票の送付
●年金及び一時金の裁定請求書、計算書の送付
●加入者、受給待期者の年金相談
●加入事業所との共同利用について(年金・一時金額)

加入事業所のニーズに基づく場合、当該事業所加入者の年金・一時金額に関し、加入事業所当該部門と共同利用する。
個人データ開示等の
請求手続き
<請求先>
〒174-0052 東京都板橋区蓮沼町74-6
トプコン企業年金基金 事務局宛

<提出時の記載事項>
開示内容、住所、氏名、電話番号

<代理人による請求の場合>
当該本人の委任状(署名・捺印)、代理人の身分証明書
(運転免許証、健康保険証等の写し)

なお、電話によるお問い合わせの場合は、氏名、生年月日、受給権者番号、加入事業所名等により本人確認のうえ回答いたしますが、給付額等お問い合わせ内容によっては文書での回答になることもあります。また、電話による代理人からのお問い合わせはご遠慮願います。

特定個人情報の取扱いについて

特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

平成28年1月1日制定

 トプコン企業年金基金(以下「当企業年金」という。)は、業務を通じて取り扱う加入者、受給者等の個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いの確保について、当企業年金として取り組むために本基本方針を定めます。
1.特定個人情報等の適正な取扱い
当企業年金は、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報等を適正に取り扱います。
2.関係法令・ガイドライン等の遵守
当企業年金は、特定個人情報等に関する法令、個人情報保護委員会が策定するガイドラインその他の規範を遵守し、特定個人情報等を適正に取り扱います。
3.安全管理措置に関する事項
当企業年金は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。
4.特定個人情報等に関する問合せ窓口
当企業年金は、特定個人情報等の取扱いに関する問合せ等に適切に対応いたします。
特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては、下記の窓口宛にご連絡ください。
個人情報及び特定個人情報に関する苦情・相談窓口
トプコン企業年金基金 事務局
〒174-0052 東京都板橋区蓮沼町74-6
TEL 03-3965-3303 FAX 03-3966-6619
受付時間:平日9:00~16:30 ※基金休日を除く

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